Privacyverklaring

LinkPilot is een dienst van Slimme Schakels, gevestigd in Geesteren (7274 AG, 8a) en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 92740324. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we via LinkPilot verwerken, waarom we dat doen en welke rechten je hebt. Vragen over privacy kun je stellen via info@linkpilot.app.

1. Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

LinkPilot verwerkt twee soorten persoonsgegevens, en onze rol verschilt per soort:

• Jouw accountgegevens. Voor de gegevens die horen bij jouw account (zoals je naam, e-mailadres en instellingen) zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen hoe en waarom die gegevens worden verwerkt.
• Gegevens van prospects. De dienst verwerkt in jouw opdracht ook gegevens van personen op LinkedIn, zoals mensen die op jouw post reageren of die jij via zoekinstellingen laat benaderen. Voor die gegevens ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker: wij verwerken ze alleen volgens jouw instellingen en niet voor eigen doeleinden. De afspraken daarover staan in artikel 12 van de algemene voorwaarden.

2. Welke gegevens we verwerken

Van jou als gebruiker

• voornaam, achternaam en e-mailadres;
• wachtwoord (versleuteld opgeslagen; wij kunnen het niet inzien);
• bij inloggen met Google: je Google-ID, naam en e-mailadres;
• profielfoto (automatisch overgenomen van je LinkedIn-profiel bij het koppelen);
• taalvoorkeur, tijdzone en de actieve uren van de automatisering;
• gegevens over de koppeling met je LinkedIn-account: het account-ID bij onze integratiepartner Unipile, je LinkedIn-profiel-ID, je weergavenaam en de status van de koppeling. Je LinkedIn-wachtwoord krijgen en bewaren wij nooit;
• de instellingen en inhoud die je zelf invoert: weggevers, codewoorden, DM-teksten, reactievarianten, zoekinstellingen, uitsluitlijst, posts en geüploade media;
• een logboek van uitgevoerde acties (bijvoorbeeld "DM verstuurd" of "connectieverzoek verstuurd"), nodig om limieten te bewaken en fouten op te sporen;
• zodra betalingen via de dienst lopen: betaal- en factuurgegevens via onze betaalprovider Stripe. Je volledige kaartgegevens worden alleen door Stripe verwerkt en bereiken onze systemen niet.

Van prospects (in jouw opdracht)

• naam en voornaam;
• LinkedIn-profiel-ID en profiel-URL;
• functieomschrijving (headline) en aantal volgers;
• URL van de profielfoto;
• de tekst van reacties op jouw posts;
• connectiegraad en de status van de opvolging (bijvoorbeeld "DM verstuurd").

Het gaat uitsluitend om informatie die deze personen zelf op LinkedIn zichtbaar hebben gemaakt of die zij als reactie onder jouw post hebben geplaatst. De dienst verzamelt geen privéberichten van prospects en kijkt niet voorbij wat LinkedIn aan jouw account toont.

Als je contact met ons opneemt

Vul je het contactformulier in of stuur je ons een e-mail, dan verwerken we je naam, je e-mailadres en de inhoud van je bericht om je vraag te beantwoorden. We versturen die berichten via onze e-mailprovider Resend naar info@linkpilot.app. Gebruik je de support-chat op de site, dan verwerken we je chatberichten via onze chatprovider Crisp.

3. Doelen en grondslagen

We verkopen of verhuren je gegevens nooit aan derden en gebruiken jouw gegevens en die van prospects niet om AI-modellen te trainen.

4. Subverwerkers

Voor het leveren van de dienst schakelen we de volgende partijen in. Met elk van hen geldt een verwerkersovereenkomst (DPA) die de beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens waarborgt.

Wijzigt deze lijst, dan werken we deze verklaring bij. Heb je zwaarwegende bezwaren tegen een nieuwe subverwerker, dan kun je je abonnement opzeggen.

5. Doorgifte buiten de EER

We slaan gegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte op. Waar een subverwerker gegevens buiten de EER verwerkt (zoals Vercel, Inngest, Anthropic, Resend, Cloudflare, Vimeo, Google en Stripe), gebeurt dat op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (SCC's) en waar van toepassing het EU-US Data Privacy Framework.

6. Bewaartermijnen

• Accountgegevens en alle campagnedata (weggevers, prospects, reacties, connectieverzoeken, posts, logboek): we bewaren ze zolang je account bestaat. Verwijder je je account, dan wissen we direct al deze gegevens, inclusief opgeslagen bestanden, en verbreken we de koppeling bij Unipile. Is je account 24 maanden inactief (je bent niet ingelogd en er loopt geen abonnement), dan verwijderen we het ook: je ontvangt eerst een waarschuwing per e-mail en hebt daarna 30 dagen om weer in te loggen voordat de verwijdering plaatsvindt.
• Factuur- en betaalgegevens: 7 jaar, omdat de Belastingdienst dat verplicht.
• E-mailcorrespondentie en berichten via het contactformulier: maximaal 2 jaar na ons laatste contact.

7. Jouw rechten

Voor de gegevens waarvoor wij verantwoordelijke zijn heb je het recht op:

• inzage in de gegevens die we van je verwerken;
• rectificatie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van je gegevens (dat kan ook zelf, via account verwijderen in de instellingen);
• beperking van de verwerking;
• overdraagbaarheid van je gegevens: je kunt je prospects en connectieverzoeken op elk moment als CSV-bestand exporteren;
• bezwaar tegen de verwerking;
• het intrekken van een eerder gegeven toestemming.

Stuur je verzoek naar info@linkpilot.app. We reageren binnen een maand. Bij complexe of veelvuldige verzoeken mag die termijn met twee maanden worden verlengd; daarover informeren we je dan.

8. Rechten van prospects

Sta jij als prospect in het systeem van een LinkPilot-gebruiker en wil je je rechten uitoefenen? De gebruiker die jou heeft benaderd is daarvoor de verantwoordelijke. Neem je toch contact met ons op, dan helpen we je zo goed mogelijk en brengen we je waar mogelijk in contact met de juiste gebruiker. Gebruikers kunnen personen bovendien op een uitsluitlijst zetten, zodat de automatisering hen nooit (meer) benadert.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• versleutelde verbindingen (TLS) en versleutelde opslag;
• strikte scheiding van gegevens per gebruiker in de database (row level security): een gebruiker kan nooit gegevens van een andere gebruiker zien;
• wachtwoorden worden uitsluitend versleuteld (gehasht) opgeslagen;
• toegang tot productiesystemen is beperkt tot wie die toegang nodig heeft;
• koppelingen met externe diensten zijn beveiligd met geheime sleutels en handtekeningcontroles.

10. Datalekken

Ondanks alle maatregelen kan er iets misgaan. Bij een datalek handelen we volgens de meldplicht datalekken: waar vereist melden we het lek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we getroffen gebruikers. Raakt een lek prospect-gegevens waarvoor jij verantwoordelijke bent, dan informeren we jou zonder onredelijke vertraging. Vermoed je zelf een beveiligingsprobleem, meld dat dan direct via info@linkpilot.app.

11. Cookies

LinkPilot gebruikt zelf alleen functionele en strikt noodzakelijke cookies: een cookie om je ingelogde sessie te onthouden en een cookie voor je taalvoorkeur. Daarnaast laden we op sommige plekken diensten van derden die iets op je apparaat kunnen opslaan:

• op de pagina's om te registreren, in te loggen en je wachtwoord te herstellen draait een botbescherming (Cloudflare Turnstile) die je IP-adres verwerkt en een strikt noodzakelijke beveiligingscookie kan plaatsen;
• op de desktopsite laden we de support-chat van Crisp, die een technische identifier (via een cookie of lokale opslag) bewaart zodat je gesprek kan doorlopen;
• onze demo- en instructievideo's staan bij Vimeo. De videospeler laadt pas zodra je zelf op afspelen klikt; doe je dat, dan kan Vimeo cookies plaatsen.

We gebruiken geen analytische, tracking- of marketingcookies en plaatsen niets voor advertentiedoeleinden. Daarom tonen we geen cookiebanner.

12. Geautomatiseerde besluitvorming

We nemen geen geautomatiseerde besluiten over jou die rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen. De automatisering in de dienst voert uitsluitend de instellingen uit die jij zelf hebt gekozen. De AI-beoordeling van reacties (zie de subverwerker Anthropic) helpt alleen bij het filteren van reacties op je weggever; jij houdt steeds zelf de regie over wie wordt benaderd.

13. Minderjarigen

De dienst is bedoeld voor zakelijk gebruik en niet gericht op personen onder de 18 jaar. We verwerken niet bewust gegevens van minderjarigen. Denk je dat dat toch gebeurt, neem dan contact met ons op, dan verwijderen we die gegevens.

14. Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag eerst zelf via info@linkpilot.app. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

15. Wijzigingen van deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe functies of andere subverwerkers. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we je via de dienst of per e-mail.